ORGANIZARE SI ARHIVARE-citeva sfaturi pentru o mai buna organizare

Cateva sfaturi pentru o mai buna organizareAtentie ! Un mediu de lucru aglomerat iti poate afecta concentrarea si scade productivitatea. Modul cel mai bun de a combate asta ? Pastreaza intotdeauna 50% din spatiul de pe birou liber.

Distragerea atentiei

Spatiul tau de birou iti distrage atentia ?

Hei, tu esti in spatele acelei monstruoase aglomerari de chestii care-ti acopera biroul ?

Multi oameni nici nu realizeaza, dar un birou dezorganizat cauzeaza frustrare si pierderi de productivitate care se traduc prin a sta mai tarziu la serviciu. Este o realitate faptul ca un birou aglomerat va face sa treceti mai greu prin rutina zilei.

Cand iti organizezi biroul, foloseste urmatoarea regula simpla a marelui designer William Moriss: “Sa ai pe birou numai ce iti foloseste sau ce este frumos.”

Nu-ti aglomera biroul cu o gramada de obiecte scumpe pe care nu ai de gand sa le folosesti ! Dar asigura-te ca acelea pe care le-ai ales sunt lucruri care iti plac.

Mai jos ai cateva sugestii practice ca sa eviti distragerea atentiei in lucrul la birou:

Indosariaza sau arhiveaza imediat.
Evita aglomerarea documentelor in teancuri pe birou. Stim ca este greu sa indosariezi rapid cand chiar cand ai treaba dar pentru a-ti tine biroul in ordine este imperativ sa nu permiti hartiilor sa se aglomereze in stive pe birou. Capsatorul Allura iti da startul in sortarea hartiilor !

Stocheaza in Tavite. In tavitele, cum ar fi cele Esselte X-files iti poti sorta intrarile si iesirile, proiecte in lucru, etc. Incearca sa nu devii prea personal. Infraneaza-ti dorinta de a aglomera biroul cu o mare cantitate de obiecte personale, ca fotografii, jucarioare, etc. Desigur este placut sa le ai in spatiul de lucru dar nu exagera ajungand sa ai tot biroul acoperit cu astfel de lucruri.

Colorati-va pentru a va organiza !

Studiile in birouri au aratat ca folosirea culorilor in indosariere si arhivare poate reduce timpul de gasire a unui document cu peste 33%!

Mai jos sunt doua moduri in care culorile te pot face pe tine si pe cei care iti folosesc documentele, mai productivi:

1. Diferentiaza-ti categoriile. Cel mai evident avantaj al folosirii culorilor cand indosariezi este ca in mod special culorile pot diferentia categoriile. Sa zicem ca ai trei tipuri de inregistrari pentru clienti: una pentru comenzi, una pentru livrari si una pentru facturi. Daca pui toate documente care se refera la comenzi in dosare rosii, toate privitoare la livrari in dosare de culoare verde si toate facturile in dosare galbene, sansele de a mai incurca vreodata documentele intre ele sunt foarte mici, deoarece vei avea intotdeauna un semnal vizual pentru unde se arhiveaza fiecare document.
2. Gandeste pe grupe. Intr-un sistem de arhivare in dosare suspendate Esselte, cel mai bun mod de a codifica folosind culorile este de a folosi o culoare pentru fiecare litera. Astfel, daca utilizezi o ordonare alfabetica, toate documentele cu litera A vor fi sa spunem in dosare galbene si vor fi grupate intr-un singur loc in sertar, toate care incep cu litera B in dosare verzi..etc. Asta iti va ajuta ochii si mana sa ajunga mai repede la sectiunea dorita din sertar.

Arhivarea imediata este solutia !
Birourile din ziua de azi sunt foarte aglomerate si multi oameni par sa nu-si gasesca timp sa indosarieze documentele in mod regulat. Cat de dificil ar fi, va sugeram sa indosariati hartiile imediat. Cu alte cuvinte imediat ce o hartie va cade in mana si este gata de indosariere, indosariati-o.

Sunt cateva motive pentru care este buna aceasta strategie:

1.Previne pierderea documentelor sau lipsa unor pagini. Cu cat sta o hartie mai mult pe birou, pe un raft, ori oriunde altundeva decat intr-un dosar, cu atat sunt mai multe sanse sa fie acoperita, asezata intr-un loc gresit, ascunsa sau pierduta. Mai mult, daca astepti sa se stranga munti de hartii pentru a incepe sa le sortezi si indosariezi poti rataci multe dintre documentele importante.

2.Pastrati informatiile confidentiale sigure. Multe documente contin informatii care nu sunt pentru toata lumea, cum ar fi date despre bugete, clienti, vanzari, angajati, informatii confidentiale. Cand se permite ca astfel de documente sa stea pe birou fara a fi imediat sortate si arhivate la locul lor, creste probabilitatea ca informatia sa cada in mana cui nu trebuie.

3.Cresterea productivitatii. Colegii tai vor gasi informatia in dosar atunci cand au nevoie de ea si stiu unde sa caute. Lucrul acesta va ajuta departamentul si chiar compania in care lucrezi sa fie mult mai eficienta si mai productiva, iar in schimb iti vei usura mult munca.

4.Vei evita confuziile. Cand hartiile sunt puse imediat in dosare in loc sa ramana pe birou, sansele de a incurca documentele intre ele scad foarte mult. Totul va fi la locul lui, usor de identificat si gasit.

5.Iti vei face biroul mai curat. Decat sa tii hartiile in teancuri pe birou si sa te descurci in cativa centimetri patrati liberi, prin asezarea hartiilor la locul lor in dosare vei avea mult mai mult spatiu pe birou. Lucrul acesta iti va schimba si atitudinea in fiecare dimineata la inceperea lucrului.

COMANDA  ACUM  DE PE  birotica-si-papetarie.ro